Компании продолжают инвестировать в найм, продажи и маркетинг, пытаясь ускорить рост бизнеса. Но во многих случаях прибыль уходит не из-за внешнего рынка, а из-за внутренних процессов, которые годами считаются «нормальными». К такому выводу приходит эксперт по автоматизации бизнеса на базе 1С Дмитрий Круглецов после более чем 20 лет работы с компаниями с оборотом от 300 млн рублей.

По словам эксперта, большинство собственников замечают проблему только на этапе, когда обороты продолжают расти, а прибыль замедляется или начинает снижаться. В ответ бизнес обычно усиливает отдел продаж, меняет руководителей, внедряет новые CRM-системы или расширяет штат. Однако корень проблемы часто оказывается в системном хаосе внутри процессов.

«Во многих компаниях деньги теряются не из-за плохих сотрудников или слабого спроса. Потери происходят внутри ежедневной операционной рутины, к которой все привыкли и перестали замечать», — отмечает Дмитрий Круглецов.

Одной из самых распространенных проблем эксперт называет упущенную выручку. Клиент готов купить товар, но менеджер не может быстро собрать предложение, не видит остатки на складе или сталкивается с несогласованностью между подразделениями. В результате клиент просто уходит к конкурентам, а компания даже не фиксирует эту потерю в отчетности.

Еще одна зона скрытых расходов — фонд оплаты труда. Формально сотрудники заняты полный рабочий день, однако значительная часть времени уходит на согласования, поиск информации, переписки и исправление ошибок. В итоге бизнес оплачивает восемь часов рабочего времени, но получает существенно меньше реального результата.

Отдельной проблемой остаются замороженные оборотные средства. На складах накапливается неликвид, при этом востребованных позиций регулярно не хватает. Такая ситуация одновременно создает дефицит товара и блокирует деньги компании в непродаваемых остатках.

По словам Дмитрия Круглецова, главная опасность системного хаоса в том, что со временем он начинает восприниматься как часть нормы.

«Компания может ежемесячно тратить сотни тысяч рублей на печать документов, хотя электронный документооборот уже давно куплен. Просто внедрение когда-то не довели до конца, и расход стал привычным. В какой-то момент бизнес перестает задавать себе вопрос: почему мы вообще продолжаем это делать», — объясняет эксперт.

С похожей ситуацией специалист столкнулся в компании, где расходы на печать документов достигали около 500 тыс. рублей в месяц. При анализе процессов выяснилось, что переход на ЭДО был запланирован еще полгода назад, однако интеграцию со складом так и не завершили. После доработки процесс удалось перевести в электронный формат за два дня без дополнительных инвестиций.

Другой кейс касался компании с оборотом около 1 млрд рублей, где дебиторская задолженность достигала 35% оборота. Пять сотрудников практически полный день занимались обзвоном клиентов и напоминаниями об оплате. Анализ показал, что значительная часть просрочек возникала не из-за отказа платить, а из-за отсутствия автоматических напоминаний и ограничений внутри системы. После настройки уведомлений и блокировки отгрузок при превышении лимита дебиторка снизилась до 12% за три месяца.

По мнению эксперта, одна из самых дорогостоящих ошибок бизнеса — попытка строить процессы вокруг отдельных «героев», а не системы.

«Сильные сотрудники долго компенсируют слабые процессы, но в какой-то момент компания начинает зависеть от конкретных людей. Это делает бизнес уязвимым и плохо масштабируемым», — говорит Дмитрий Круглецов.

Эксперт отмечает, что сам прошел через подобный этап при масштабировании собственной компании. После роста штата до 35 человек внутренние процессы стали менее управляемыми, а часть ресурсов начала уходить на исправление постоянных ошибок и операционный шум. Пересмотр процессов, клиентской базы и ролей внутри команды позволил сократить штат почти втрое, при этом выручка компании выросла примерно на 30%, а прибыль почти на 50%.

Сегодня Дмитрий Круглецов придерживается подхода, при котором бизнес-процессы проектируются таким образом, чтобы система минимизировала человеческие ошибки автоматически.

«Я давно перестал рассчитывать на то, что люди просто станут внимательнее. Гораздо эффективнее выстроить процессы так, чтобы критические ошибки были технически невозможны», — подчеркивает эксперт.

По его словам, главная задача автоматизации не внедрение технологий ради самих технологий, а создание прозрачной и измеримой модели управления бизнесом. В такой системе собственник видит реальные точки потерь, понимает, где заморожены ресурсы, и может принимать решения на основе цифр, а не ощущений.

На фоне роста издержек и дефицита кадров компании все чаще начинают пересматривать внутренние процессы не как вспомогательную функцию, а как прямой источник прибыли и устойчивости бизнеса.